Kaufberatung für kleines Büro VOIP bis zum 10 Telefone

Dieses Thema im Forum "Kaufberatung" wurde erstellt von JimKnopf, 2. Dezember 2018.

  1. JimKnopf

    JimKnopf Beginner

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    Hallo!
    Ich bitte Euch um eine Hilfestellung bei der Suche nach der richtigen TK-Anlage für mein zukünftiges Büro. VoIP ist heutzutage ja anscheinend gesetzt. Zum Beginn benötige ich lediglich 2 Telefonarbeitsplätze, in den nächsten 1-2 Jahren erwetere ich dies auf vs. 5 Arbeitsplätze.
    Die Anrufe sollen zu Beginn über eine Nummer eingehen, zukünftig werde ich eine Zweitmarke aufmachen, in derer die selben Mitarbeiter unter einer weiteren Rufnummer angerufen werden können sollen. Schon vor der Annahme soll dann ersichtlich sein, über welche Rufnummer (und damit zu welchem Unternehmen) die Anrufer anrufen. Selbstverständlich sollen dann die Mitarbeiter dann auch vor einem ausgehenden Anruf definieren können, welche Anrufer-ID (und damit welches Unternehmen) dem Angerufenen angezeigt werden.
    Als Endgeräte möchte ich am liebsten eine Software auf dem Rechner einsetzen, die aus unserem (noch zu definierenden) CRM die Rufnummernerkennung nimmt. Weiterhin sollen die Mitarbeiter ausschließlich ein Headset (bitte Empfehlung) nutzen. Für mich als GF fände ich die Funktion super, wenn ich auch automatisch mein IPhone einbuchen könnte, wenn ich im Büro bin.
    Weitere Funktionen, die klasse wären:
    - Mitschnitt von Telefonaten (in meiner Branche leider gefordert)
    - Anrufoption aus dem Ausland bei Kunden über die Anlage, so dass den Kunden die belannte Rufnummer meines Büros angezeigt wird
    - Mehrere Leitungen (ist vermutlich selbstverständlich)
    - individuelle Musikeinspielung bei Wartezeiten
    - 2 AB‘s für die beiden Firmen mit den unterschiedlichsten Rufnummern
    - Fax über den anzuschließenden per WLAN arbeitenden Multifunktionsdrucker/-scanner (obwohl ich gehört habe, dass der immer an der Telefonanlage per Kabel hängen muss, oder?). Alternativ hierzu email2fax und fax2email
    - Automatischer Nacht-/Feiertagsschalter für die AB‘s

    Weiterhin möchte ich die Anlage an einen Tarif anschließen, der eine Flatrate-Telefonieoption in alle Netze hat (falls dies wichtig ist).

    Als Betriebssystem unserer Rechner wird Windows 10 genutzt und wird werden voraussichtlich Outlook, jedoch ohne eigenen Server, nutzen. Eine Datenbank und einen Server für das CRM haben wir nicht im Hause, sondern nutzen eine Cloud-Lösung.

    Ich hoffe, ich habe alles Entscheidende erwähnt und danke schon jetzt für Eure Hilfe!

    Beste Grüße
    Jens
     
  2.  
  3. Koppelfeld

    Koppelfeld Die Wahrheit ist den Menschen zumutbar.

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    Hallo,
    Die Anfrage ist recht anspruchsvoll.
    Es ist notwendig, mehr über die Art des Geschäftes und die im Zusammengang ausgeübten Tätigkeiten zu wissen, um fundierte Aussagen zu treffen.


    Wenn wir einmal davon ausgehen, daß wir die Bereiche
    - Mail
    - Telephon
    - Fax
    - CRM
    - Auftragsbearbeitung (Erfassung / Auftragsbestätigung / Fakturierung / OPOS / Auswertungen)
    - Eventuell auch noch "Fertigungssteuerung" ?
    - Außendienststeuerung ?
    - Webshop ?
    haben, dann muß untersucht werden, inwieweit die Bereiche "verzahnt" sein müssen.

    An Deiner Stelle würde ich zunächst das "Kernwerkzeug" zusammenstellen und die TK hinterher anpassen.

    Dazu vielleicht einige Hinweise:
    Wenn Du im Büro eine einigermaßen ordentliche Internetanbindung hinbekommst und einen geeigneten Router verwendest, dann hast Du deine eigene "Cloud".
    Ob Du nun Deine Unternehmensdaten auf einem Mietserver oder bei einem "Cloudanbieter" hostest -- oder selbst einen kleinen Server betreibst: Du solltest auf jeden Fall alle Optionen offenhalten. Ich würde auch dringend empfehlen, weitestgehend betriebssystemunabhängige Software einzusetzen.

    Nun kommt es darauf an: Sind es eher drei Neukunden pro Monat, 30 oder 300 ? Wie viele Rechnungen werden geschrieben ? Braucht es eine Schnittstelle zum Steuerberater (-->DATEV ?) Wer pflegt im CRM die Kundendatensätze, wer überträgt die sich ergebenden Stammdaten in die Kreditorenbuchhaltung, alles schön DSVGO-konform und auditierbar ?

    Natürlich ist es schön, wenn die Kreditorenbuchhalterin auf Knopfdruck einen ausgehenden Anruf tätigen kann, womöglich gleich mit der richtigen abgehenden Rufnummer. Schön wäre auch, wenn dieser Anruf irgendwo vermerkt würde, z.B. im CRM - ggfs. mit Link zur Gesprächsaufzeichnung. Natürlich muß auch aus dem CRM direkt angerufen werden können, aber auch aus MS Outlook heraus, wobei ich von diesem Produkt dringend abrate.

    Sprich: Die oben dargestellten Bereiche müssen nicht nur den Zugang zur TK "irgendwie" teilen, sondern auch eine gemeinsame Datenbasis nutzen. Da wird es schwierig mit "CLOUD", wenn mehrere Anbieter im Spiel sind.

    Auf jeden Fall brauchst Du einen ordentlichen Mailserver, nicht "Strato" oder so 'nen Mist. Nicht nur, daß Du gesetzliche Auflagen befolgen mußt -- es ist einfach blöd, wenn manche Mails auf dem Mobiltelephon landen, manche auf dem Notebook und manche im Büro. Und wenn man im Büro eine Mail gelöscht hat, dann will man das nicht noch auf den anderen Geräten tun.
    Dieser Server sollte etablerte Standarda benutzen.

    Ein in der ganzen Branche unterschätztes Produkt ist CommuniGate Pro , welches konsequent etablierte Standards benutzt, dabei aber auch die von "Exchange" gewohnte MAPI-basierte Mobiltelephon-Synchronisation ebenso beherrscht wie die Integration in "Outlook". Gleichzeitig ist CommuniGate noch eine komplette VoIP - Telephonanlage. Weltweit jedes Telephon wird zum Softphone, Kontakte, Kalender etc. werden synchronisiert und das Ganze ist Multi-Domain - fähig.
    Bis fünf Teilnehmer ist es kostenfrei.
    Wir haben es, jeweils mit etwa 200 Nutzern, bislang zweimal installiert und waren schwer beeindruckt.

    Ob ein solches Produkt für Dich paßt oder nicht, das gilt es herauszufinden.


    Das Headset muß kompatibel zum Softphone sein. Das Softphone kompatibel zum Rest der Anwendungswelt.
    Die Frage ist etwas zu früh gestellt.
     
  4. JimKnopf

    JimKnopf Beginner

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    Hallo Koppelfeld,

    herzlichen Dank für Deine umfangreiche Antwort!
    Ich komme aus der Branche Finanzen, betreibe also keinen Webshop o.ä.. Klasse wöre die automatische Vernetzung mit dem crm, damit Anrufe dort beim Kunden protokolliert werden.
    Die CRM-Lösung ist eine branchenspezifische, welche mir mein Hauptlieferant (so kann ich es am besten beschreiben) zur Verfügung stellt. Sie ist auf dessen Server, aus meiner Sicht also in der Cloud.
    Welche Anforderungen benötige ich bei einer solchen spezifischen Software für die von Dir genannte Lösung? Dann frage ich dies beim Anbieter nach.

    Beste Grüße
    Jens
     
  5. tobiasr

    tobiasr Regelmäßig anwesend

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    Da du das crm Programm nicht tauschen kannst, wäre es sinniger herauszufinden, welche ggf. mehrere Verfahren diese Software unterstützt. Dann kann im Nachgang eine Telefonanlage gefunden werden, die kompatibel ist.
     
  6. Koppelfeld

    Koppelfeld Die Wahrheit ist den Menschen zumutbar.

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    Hallo,

    Eine Verbindung zwischen lokaler TK-Anlage und CRM beim Hauptlieferant wird ganz sicher nicht möglich sein.

    Aber: Wie greift Ihr auf die CRM-Software zu ?
    a) Über einen Standard-Webbrowser
    b) Über ein spezielles Client-Programm
    c) Über VPN oder andere Tunnel mit Fernzugriffssoftware

    Wenn man Windows verwendet, könnte sich "TAPI" anbieten.

    Du hast doch ein recht ausführliches Anforderungsprofil erstellt; ich würde den Bereitsteller der Software, also den Lieferanten, um Lösungsszenarien bitten.
     
  7. telthies

    telthies Urgestein

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    ROTFL. Es fragt Jim Knopf, und der erste, der antwortet, ist der Lokomotivführer :)

    OK, also Vermögensberatung und Verrechnungsstelle ;-)
    Gibt es eine der Nummern schon, oder ist die Agentur eine komplette Neugründung ?

    Gemeint ist wohl "Calltrough" - d.h. Du willst von unterwegs auch im Ausland mit Deiner Büronummer die Kunden anrufen (und so auch rückrufbar sein ?) ?

    Ich kann übrigens sowohl SIP-Trunks mit unschlagbaren Auslands- und Allnetztarifen anbieten, als auch Interfaces für eine Art Call(through)-by-Call für Datenverbindungen, ebenfalls international. Offiziell erst ab Q1/2019.

    Ja, so würde ich das auch in etwa nennen; wenn auch eine GBG in der Cloud.
    "Hauptlieferant" klingt gefährlich: braucht man das dann für das zweite Standbein doppelt, weil außerhalb der ich sachma "Franchise" des Hauptlieferanten (Mehrfachagent verschiedener Assekuranzen) oder liege ich mit der Vermutung DV richtig und die Zweitmarke kommt aus der gleichen Hand ?

    Wenn da irgendwo "Murks over Microsoft" als Killerkriterium im Boot ist, bin ich raus - ansonsten klingt das nach einem interessanten Beratungsfall.
     
  8. cpuprofi

    cpuprofi Schon ein paar Mal da gewesen

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    Es gibt da SIP-TK-Anlagen die können das schon heute und auch per eigener App.

    Grüße
    Cpuprofi
     
  9. telthies

    telthies Urgestein

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    Das Interface macht das direkt für das Notebook / Tablet o.ä. und braucht keine PBX in der Nähe.
     
  10. cpuprofi

    cpuprofi Schon ein paar Mal da gewesen

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    Na ja, in der "Nähe" braucht die PBX nicht sein... bei einem Kunden sind zwischen Handy+App/Notebook+App und der PBX 10000 Km...

    Außerdem sind Handy+App/Notebook+App direkt in die PBX eingebunden inkl. aller PBX-Funktionen.

    Grüße
    Cpuprofi
     

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